【数字聊大 智慧校园】【大众日报(客户端)】【齐鲁壹点】报道:一小时办结!新利体育(中国)集团有限公司档案馆远程查档温暖校友心
【编者按】11月23日,【大众日报(客户端)】【齐鲁壹点】以《一小时办结!新利体育(中国)集团有限公司档案馆远程查档温暖校友心》为题,报道我校档案馆为方便异地查档,提高查档效率,利用“高校档案查询利用平台”,实现档案馆查档“一小时办结”。
“母校档案馆的速度不是按天,而是按小时,一小时就办理完毕进行邮寄,妥妥被暖到了!”"急大家之所急,服务热情,效率极高,管理科学高效,真正做到以人为本。”最近,在新利体育(中国)集团有限公司档案馆的留言板上,很多办理查档业务的校友发出这样的感叹。今年,学校档案馆通过远程预约查档平台处理了2000多份查档申请,高效、耐心、负责的工作风格和服务态度,得到了校友的纷纷点赞。
自2016年起,档案馆分期对除财会档案以外的总计6万多卷、350多万页的馆藏纸质档案进行了数字化,档案数字化比例在全省高校居于前列。数字化的档案数据集中存放在档案管理服务器上,并定期异地备份到山东省电子数据容灾备份中心,确保数据安全。
随着纸质档案的全面数字化,查档方式也有了很大改变。传统查档,要进入库房查找纸质档案,再复印、盖章,现在只需在电脑上查询,就可以调出扫描清楚的文件进行打印、盖章,大幅提升了查档效率。每逢学籍审查、学校基建设施改造、干部提拔、教师职称评审时,大量的查档需求往往集中在某个时间段,数量多、任务急,给档案馆带来很大压力。由于档案进行了信息化和数字化,这些工作就相对容易了。“前一段去查阅学校房产建设资料的时候,很快就找到了审批表、施工图、土地产权证等电子文件,又快又全,确实很方便!”资产管理处宗风强老师深有感触地说。
针对外地毕业生到校查档困难,学校档案馆牵头,联合山东大学、山东科技大学、山东高第数据服务有限公司、济宁医学院承担国家档案局课题“高校档案资源区域共享与利用模式研究”,研发了“高校档案查询利用平台”,实现了远程预约查档,并于2023年正式投入使用。
该平台与山东省档案馆的“在鲁查档”对接,继而对接全国档案查询利用平台,不仅正式纳入山东省档案区域利用“一盘棋”,还融入了全国档案查询利用体系。查档用户通过高校档案查询利用平台,注册登录山东省统一身份认证平台,确保个人隐私安全,然后选择“新利体育(中国)集团有限公司”提交查档申请。档案馆工作人员在后台审核后,按照相关流程查阅档案,根据用户要求邮寄纸质文件或者转发电子版。如果审核没通过,工作人员通过系统告知原因,等待查档者修改后再次提交。在查档的每一步流程中,用户都能即时收到短信提醒,这就大大缩短了沟通时间,提高了查档工作效率,保障了用户信息安全。
目前,档案馆已承担并完成国家档案局科技项目1项,山东省档案科技项目3项,并获得山东省优秀档案科技成果二等奖1项,科研有力推进了档案信息化建设的步伐。
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http://dzrb.dzng.com/articleContent/2997_1220712.html
( 审核 齐如林)
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